MENU

Leszczyński portal konsultacji społecznych

Model konsultacji społecznych Miasta Leszna

Model konsultacji społecznych Miasta Leszna

Opracowanie modelu konsultacji społecznych Miasta Leszna, było jednym z rezultatów projektu „Konsultuj, Działaj, Wzmacniaj!”. Dokument ten powstał w efekcie dyskusji podejmowanych w ramach prac grup roboczych, jak również zebranych opinii wyrażanych przez organizacje pozarządowe biorące udział w debacie publicznej, dotyczącej prowadzenia konsultacji społecznych.

Cel konsultacji społecznych

Konsultacje społeczne są przeprowadzane w celu zebrania opinii, pozyskania dodatkowych informacji, doświadczeń oraz sugestii w sprawach szczególnie ważnych dla Miasta Leszna i jego Mieszkańców.

Prowadząc konsultacje społeczne należy pamiętać o 7 zasadach:

1. DOBRA WIARA Konsultacje prowadzone są w duchu dialogu obywatelskiego. Strony słuchają się nawzajem, wykazując wolę zrozumienia odmiennych racji.
2. POWSZECHNOŚĆ Każdy zainteresowany tematem powinien móc dowiedzieć się o konsultacjach i wyrazić w nich swój pogląd.
3. PRZEJRZYSTOŚĆ Informacje o celu, regułach, przebiegu i wyniku konsultacji muszą być powszechnie dostępne. Jasne musi być to, kto reprezentuje jaki pogląd.
4. RESPONSYWNOŚĆ Każdemu, kto zgłosi opinię, należy się merytoryczna odpowiedź w rozsądnym terminie, co nie wyklucza odpowiedzi zbiorczych.
5. KOORDYNACJA Konsultacje powinny mieć „gospodarza” odpowiedzialnego za konsultacje tak politycznie, jak organizacyjnie. Powinny być odpowiednio umocowane w strukturze administracji.
6. PRZEWIDYWALNOŚĆ Konsultacje powinny być prowadzone od początku procesu legislacyjnego. Powinny być prowadzone w zaplanowany sposób i w oparciu o czytelne reguły.
7. POSZANOWANIE INTERESU OGÓLNEGO Choć poszczególni uczestnicy konsultacji mają prawo przedstawiać swój partykularny interes, to ostateczne decyzje podejmowane w wyniku przeprowadzonych konsultacji powinny reprezentować interes publiczny i dobro ogólne. Model konsultacji społecznych dla Miasta Leszna został przygotowany w duchu poszanowania 7 zasad konsultacji społecznych.

Model konsultowania opiera się o następujące etapy prac:
A. Przygotowanie do prowadzenia konsultacji społecznych.
B. Prowadzenie konsultacji społecznych.
C. Wnioski z prowadzonych konsultacji społecznych.

Rys. 1. Schemat modelu konsultacji społecznych

ETAPY
MODELU KONSULTACJI SPOŁECZNYCH
OPIS
Przygotowanie
do
prowadzenia konsultacji społecznych

Etap ten składa się z kilu zadań. Należą do nich:

  • Określenie tematu prowadzenia konsultacji i wskazania podstaw prawnych
  • Określenie celu konsultacji
  • Określenie grupy odbiorców
  • Metod konsultacji
  • Zasad informowania o konsultacjach społecznych
  • Tworzenia harmonogramu
Określenie
tematu prowadzenia konsultacji i wskazania podstaw prawnych (czego dotyczą i z jakiego powodu będą prowadzone)

Przygotowanie konsultacji społecznych należy rozpocząć od określenia przedmiotu prowadzenia konsultacji społecznych. Należy określić czy konsultacje wynikają z:

  • przepisów prawa - obowiązek wynikający z określonych ustaw,
  • ważnych dla Miasta przedsięwzięć lub decyzji mających znaczący wpływ na mieszkańców.

W regulaminie dot. prowadzenia konsultacji społecznych warto również wskazać możliwość podjęcia konsultacji społecznych przez radnych, mieszkańców, rady funkcjonujące w Mieście.
Kolejną kwestią jest identyfikacja przedmiotu konsultacji – określenie problemu lub sytuacji, która wymaga podjęcia konsultacji. Ważne jest wskazanie problemu lub przedstawienie założeń projektu konsultacji.

Osoby biorące udział w konsultacjach powinny mieć świadomość na jakim etapie prac nad dokumentem są prowadzone. Konsultacje społeczne co do zasady mogą rozpoczynać się w momencie:

  • tworzenia założeń, czyli mamy opracowany problem i wstępne założenia, które chcemy skonsultować
  • posiadania pełnego dokumentu, czyli chcemy poznać opinie na jego temat i uzyskać sugestie dotyczące jego oczekiwanego kształtu.

Moment rozpoczęcia konsultacji powinien określać organizatora konsultacji społecznych. Jest to istotne w kontekście zaplanowania harmonogramu całego procesu konsultacji. Więcej na temat tworzenia harmonogramu znajduję się poniżej.

Określenie
celu konsultacji

Niezwykle ważne jest określenie celów konsultacji:

  • dlaczego zamierzamy prowadzić konsultacje,
  • co chcemy osiągnąć dzięki prowadzonym konsultacjom.

Głównym celem prowadzenia konsultacji społecznych jest rozwój współpracy z mieszkańcami, tworzenie dialogu, zapewnienie, iż głos mieszkańców jest ważny w kontekście rozwoju Miasta. Ważna jest świadomość mieszkańców ich wpływu na rozwój Miasta, wykorzystanie potencjału społecznego oraz spożytkowanie energii mieszkańców. Dla Miasta natomiast ważne jest uzyskanie informacji nt. potrzeb, oczekiwań, podejścia mieszkańców.

Określenie
grupy odbiorców

Aby konsultacje miały rzeczywiste efekty, ważne jest określenie grupy odbiorców. Należy pamiętać, iż niektóre ustawy mówią wprost o odbiorcach konsultacji, stąd na etapie określenia tematu konsultacji powinniśmy już wiedzieć do jakiej grupy chcemy je skierować. Jednakże należy pamiętać, iż każda inicjatywa ma wpływ na wielu mieszkańców także pośrednio. W procesie prowadzenia konsultacji społecznych istotne jest więc dotarcie do jak najszerszej grupy interesariuszy: mieszkańców, instytucji publicznych, organizacji pozarządowych, firm prywatnych czy też mediów.

Metody
konsultacji społecznych

Niezwykle ważne jest dokonanie wyboru odpowiednich metod konsultacji społecznych. Wybór określonych metod uzależniony jest przede wszystkim od przedmiotu, celów oraz czasu prowadzenia konsultacji społecznych. Istnieje kilkadziesiąt metod konsultacji społecznych, jednakże preferowane przez osoby biorące udział w tworzeniu Modelu są następujące metody:

  • spotkania otwarte,
  • grupy fokusowe,
  • sondaże,
  • formularze zgłaszania uwag,
  • zgłaszanie uwag, opinii przez portal do konsultacji społecznych www.konsultacje.leszno.pl
Zasady informowania o prowadzonych konsultacjach społecznych

W opinii osób tworzących model konsultacji, planując zasady informowania o prowadzonych konsultacjach społecznych, ważne są następujące kanały:

  • strona internetowa www.leszno.pl
  • portal dotyczący konsultacji społecznych www.konsultacje.leszno.pl
  • radio – można wykorzystać możliwość zaprezentowania informacji, np. w kwadransie samorządowym,
  • TV – można wykorzystać możliwość zaprezentowania informacji np. podczas spotkań z prezydentem Miasta,
  • przekazywanie informacji dot. tematyki prowadzonych konsultacji, np. przez parafie, ośrodki kultury, współpracę ze spółdzielniami mieszkaniowymi, organizacje pozarządowe,
  •  informacje w prasie lokalnej,
  • ogłoszenia informacyjne na sesjach Rady Miejskiej.
Harmonogram

Na bazie opracowanych powyższych elementów należy przygotować szczegółowy harmonogram prowadzonych konsultacji społecznych. W regulaminie dot. prowadzenia konsultacji należy wskazać czas jaki jest niezbędny do prowadzenia konsultacji społecznych. Czas ten oczywiście powinien być uzależniony od zaproponowanych metod konsultacji społecznych. W zależności od czasu jakim dysponujemy należy dobrać metody prowadzenia konsultacji społecznych. W harmonogramie powinny zostać uwzględnione:

  • etap przygotowania konsultacji społecznych,
  • etap prowadzenia konsultacji społecznych,
  • etap wniosków z prowadzenia konsultacji społecznych.
Prowadzenie konsultacji społecznych

Etap ten dotyczy wdrożenia zaplanowanych działań, ujętych podczas przygotowania konsultacji społecznych. Warto w tym miejscu skupić się jeszcze na dwóch elementach:

  • kto prowadzi konsultacje społeczne,
  • miejsce prowadzenia konsultacji społecznych.
Kto
prowadzi
konsultacje społeczne?

Prowadzenie konsultacji społecznych spoczywa na organizatorze, który może zaangażować do tego zadania ekspertów. W kontekście osób prowadzących konsultacje należy wziąć pod uwagę:

  • zadania jakie należy wykonać, np. informowanie, wybranie metod konsultacji,
  • kompetencje osób prowadzących konsultacje.

Kompetencje te powinny być powiązane ze specyfiką prowadzonych konsultacji i powinny one dotyczyć zakresu prowadzenia konsultacji społecznych, jak również przedmiotu prowadzonych konsultacji.
Istotne jest dobór osoby, która jest odpowiedzialna za przeprowadzenie danych konsultacji - tak by uczestnicy mieli świadomość z kim w tej sprawie mogą się kontaktować.

Miejsce
prowadzenia konsultacji

Miejsce prowadzenia konsultacji społecznych uzależnione jest od grupy odbiorców i metod konsultacji społecznych. Miejsce powinno być znane grupie odbiorców i przygotowane pod względem dobranych metod konsultacji i planowanej liczby uczestniczących mieszkańców. Ważne jest także zadbanie o kwestie organizacyjne (sprzęt, materiały) niezbędne do przeprowadzenia konsultacji.

Wnioski
z
prowadzonych konsultacji

Ostatnim elementem związanym z prowadzeniem konsultacji są wnioski z prowadzonych konsultacji. W ramach tego etapu istotne są trzy kwestie:

  • przeprowadzenie ewaluacji z prowadzonych konsultacji
  • prowadzenie monitoringu z prowadzonych konsultacji
  • stworzenie raportu z przebiegu konsultacji.
Ewaluacja
prowadzenia konsultacji

Ewaluacja prowadzonych konsultacji społecznych ma służyć wyciągnięciu wniosków, spojrzeniu na kwestie pozytywne – czyli na mocne strony przeprowadzonych konsultacji, jak również słabe strony, które należałoby wyeliminować lub dostosować do potrzeb i oczekiwań w prowadzeniu kolejnych konsultacji. Ewaluacja konsultacji powinna dotyczyć dwóch pierwszych etapów Modelu, czyli etapu przygotowania i prowadzenia konsultacji społecznych.

W badaniach ewaluacyjnych stosowane są wszystkie metody i techniki badań społecznych. Najczęstsze metody/techniki ewaluacji to: ankieta, wywiad, analiza dokumentacji, analiza SWOT, obserwacja, studium przypadku.
Warto zwrócić uwagę, że ewaluacja musi wykorzystywać kilka metod badawczych i kilka źródeł danych, podejście to nazywane jest triangulacją.

Aby zastosować określoną metodę, należy opracować każdorazowo odpowiednie narzędzie (kwestionariusz ankiety, scenariusz wywiadu itp.), które pozwoli uzyskać potrzebne informacje pod kątem celów badania.
Metody i opracowane do nich narzędzia powinny być każdorazowo dobierane pod konkretną ewaluację.

Monitoring
z prowadzenia konsultacji społecznych

Monitoring ma na celu weryfikację prawidłowości przebiegu konsultacji społecznych. Monitoring ten powinien dostarczyć informacje przydatne do identyfikacji odstępstw od zakładanych działań i likwidowania ewentualnych problemów, zagrażających postępom w realizacji działań konsultacyjnych.

Planowanie monitoringu powinno rozpocząć się od określenia celów i przedmiotu monitoringu. Monitoring trwa dokładnie tyle, ile trwa okres realizacji danych działań związanych z prowadzeniem konsultacji społecznych, biorąc pod uwagę wszystkie etapy.
Do podstawowych narzędzi monitoringu zalicza się różnego rodzaju arkusze pozwalające na zbieranie i porządkowanie wskaźników postępu: programy, listy, formularze gromadzenia danych.
W monitoringu podstawową metodą jest analiza dokumentacji oraz analiza treści.

Raport

Przygotowując raport z prowadzonych konsultacji warto zastanowić się jaką rolę ma odegrać oraz w jaki sposób będzie dystrybuowany. Raport z prowadzonych konsultacji społecznych powinien uwzględniać:

  • przedmiot konsultacji społecznych,
  • cele konsultacji społecznych,
  • wyniki konsultacji społecznych – jakie propozycje zostały zaproponowane przez grupę odbiorców konsultacji społecznych,
  • opis wprowadzonych dzięki konsultacjom społecznym zmian,
  • wyjaśnienie kwestii, które nie zostały ujęte w ostatecznym dokumencie.

Raport powinien zostać opublikowany na stronie internetowej.


W konsultacjach on-line wzieło udział już 1563 osób
Dołącz do nas, konsultuj on-line!

dołącz do konsultacji społecnych w Lesznie


Strona używa plików cookie (tzw. ciasteczek). Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie plików cookie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Dowiedz się więcej o Polityce Prywatności [X]